Privacy verklaring

Privacyverklaring Nicole Langen Fotografie

Nicole Langen Fotografie vindt jouw privacy erg belangrijk. Ik zal jouw gegevens dan ook op een veilige manier verwerken en gebruiken, geheel volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Op deze pagina leg ik je uit leg ik je uit welke gegevens ik van je vastleg en waarvoor/waarom ik deze gebruik/nodig heb.

Artikel 1 -Wie ben ik?

Nicole Langen Fotografie is een eenmanszaak, gevestigd te Laren 1251 RV / 6. Ik sta ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 59885939. Ik ben de verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens.

Artikel 2 – Welke gegevens gebruik ik?

Hier kun je een overzicht vinden van de gegevens die Nicole Langen Fotografie van je verwerkt, waarom, welke juridische grondslag Nicole Langen Fotografie heeft om deze gegevens van je te mogen verwerken en hoe lang Nicole Langen Fotografie deze gegevens zal bewaren.

Wanneer je contact met mij opneemt via mijn website vraag ik om jouw naam, telefoonnummer en emailadres. De gegevens die je invult op het contactformulier zijn tijdens de verzending versleuteld. En de verzending van deze gegevens vindt via een beveiligde verbinding plaats met mijn webhost. Antagonist BV, (SSL-certificaat). De gegevens van een verzonden contactformulier verwijder ik zodra de contactaanvraag is beëindigd of de opdracht geheel is afgerond.

Bij het maken van een boeking verwerk ik je naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer, leeftijd en andere gegevens die nodig zijn om mijn diensten optimaal aan jou te kunnen leveren om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken. Je kunt hierbij denken aan jouw uitgerekende datum in geval van een newbornshoot en namen en leeftijden van jouw familieleden bij een gezinsshoot. Ik gebruik deze gegevens om van jou een tevreden klant te maken gedurende de looptijd van onze overeenkomst. Ik bewaar deze gegevens 7 jaar.

Bij boekingen vraag ik je ook een vragenlijst via een link in te vullen. In deze vragenlijst wordt daarbij gevraagd naar je voor en achternaam, e-mailadres, of je akkoord gaat met de algemene voorwaarden en of je aangemeld wilt worden voor de nieuwsbrief.

Om jouw bestelling (albums, prints, wandproducten) te beheren zal ik jouw naam, leveringsadres, factuuradres, e-mail, telefoonnummer, aankoopgeschiedenis, datum van de shoot en eventuele ontvangers van de producten tot 7 jaar na het sluiten van onze overeenkomst bewaren in mijn klantenbestand. Dit doe ik uit hoofde van uitvoering en eventuele wijziging van de overeenkomst.
Ik maak gebruik van een portfolio op mijn website en social mediakanalen om eerder werk aan potentiële klanten te laten zien. Ik verwerk hierin jouw foto’s (indien je geen bezwaar hebt gemaakt) en eventueel jouw naam. Jij hebt hier met het aangaan van de overeenkomst toestemming voor gegeven via het aanvinken van de algemene voorwaarden. Ik bewaar deze foto’s onbeperkt in mijn archief.

Voor facturatie en de financiële administratie verwerk ik jouw naam, (eventuele) bedrijfsnaam, factuuradres, (eventuele) KvK nummer, e-mail, aankoopgeschiedenis en openstaande saldo. Zonder deze gegevens kan ik jouw betaling niet verwerken. Ik heb deze gegevens nodig voor de uitvoering van de overeenkomst. Volgens een wettelijke verplichting van de Belastingdienst dien ik deze gegevens 7 jaar te bewaren. Na deze periode zal ik deze gegevens van jou verwijderen.

Mocht jij onverhoopt een klacht hebben over mijn dienstverlening, zal ik je naam, e-mail, telefoonnummer, adresgegevens, productinhoud, reactietermijn en de inhoud van deze klacht verwerken om tot een zo goed mogelijke oplossing voor je te kunnen komen. Deze gegevens gebruik ik voor een optimale uitvoering van de overeenkomst. Ik zal gegevens met betrekking tot klachten tot 7 jaar na afhandeling bewaren.

Ik heb een commercieel belang om enkele persoonsgegevens van jou te gebruiken voor marketingdoeleinden. Als je je hebt opgegeven voor de nieuwsbrief van Nicole Langen Fotografie, verwerk ik jouw naam en e-mail via Mailchimp. Jij hebt hier je expliciete toestemming voor gegeven via de link bij de boeking. Ik zal deze gegevens verwijderen zodra jij je uitschrijft van mijn nieuwsbrief.

Om het plaatsen van reacties onder mijn blogs op de website en over mijn diensten mogelijk te maken, verwerk ik jouw naam, gebruikersnaam en inhoud van jouw bericht. Met het plaatsen van jouw bericht worden deze gegevens automatisch zichtbaar op mijn website. Ik bewaar deze gegevens totdat jij jouw reactie of ik mijn bericht verwijder. Testimonials over mijn diensten met jouw naam en eventueel foto kan ik op mijn website plaatsen uit commercieel belang en bewaar ik tot jij een verzoek doet tot verwijdering.

Om mijn website mogelijk te maken en te optimaliseren heb ik een commercieel belang om je surfgedrag en daarmee samenhangende gegevens te gebruiken om mijn service te analyseren en waar nodig te verbeteren. Mijn website trackt jouw surfgedrag op mijn site met Google Search Console, Google Analytics en WP Statistics en ik ben hierbij aan de bewaartermijnen van Google en WordPress gebonden. De analytics diensten maken gebruik van cookies. Cookies zijn kleine stukjes informatie die bij het bezoek van deze website worden meegestuurd aan je browsers en vervolgens op de harde schijf of in het geheugen van het apparaat waarmee je mijn website bezoeken worden opgeslagen. Deze cookies zullen jouw apparaten niet beschadigen. Je kan je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan je ook alle informatie die eerder is opgeslagen in de instellingen van je browser verwijderen.

Wil je op de website van Nicole Langen Fotografie niet gevolgd worden? Je kan dan bijvoorbeeld de browser plugin ‘’Ghostery’’ downloaden.

Artikel 3 – Hoe verkrijg ik deze gegevens?

Bovenstaande gegevens heb ik van jou als klant of websitebezoeker verkregen, omdat jij deze gegevens aan mij hebt verstrekt. Daarnaast kan het zijn dat ik jouw naam/adres/woonplaats/e-mailadres heb verkregen van een van mijn klanten die jou een cadeaubon aan wil bieden of via een collega fotograaf die (last-minute) vervanging zoekt.

Artikel 4 – Welke rechten heb jij mbt deze gegevens?

 De Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft jou een aantal rechten gegeven met betrekking tot de persoonsgegevens die je door mij hebt laten verwerken.

  • Inzage – Je kunt te allen tijde een verzoek doen bij Nicole Langen Fotografie om jouw gegevens in te zien.
  • Wijziging – Als je op basis van inzage je gegevens aan wilt laten passen, laten verbeteren, aanvullen, afschermen of verwijderen, kun je hiertoe een verzoek indienen.
  • Bezwaar – Tegen de verwerking van jouw gegevens met als juridische grondslag het gerechtvaardigd belang van Nicole Langen Fotografie, kun jij bezwaar maken.
  • Gegevensoverdracht – Mocht jij je gegevens bij een andere aanbieder onder willen brengen, zal Nicole Langen Fotografie jouw gegevens verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm die door gangbare digitale systemen te openen is.
  • Intrekking – Wanneer ik gegevens heb verwerkt op basis van jouw expliciete toestemming, heb jij het recht deze toestemming in te trekken. Dit kan wel gevolgen hebben voor de diensten die ik je kan leveren.

Om gebruik te maken van jouw rechten kun je een verzoek sturen naar info@nicolelangenfotografie.nl. Ik zal je verzoek zo snel mogelijk beoordelen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vraag ik jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Ik zal je verzoek zo snel mogelijk beoordelen. Wanneer ik niet aan je verzoek kan voldoen, zal ik jou laten weten waarom ik jouw verzoek afwijs.

Artikel 5 – Wie ontvangen jouw gegevens?

Nicole Langen Fotografie zal jouw gegevens niet verstrekken aan derde partijen, tenzij dit nodig is voor de bedrijfsvoering of vanuit een wettelijke verplichting vereist is. Jouw gegevens kunnen voor uitvoering van de overeenkomst worden doorgegeven aan verwerkers partijen betrokken bij onze overeenkomst, waaronder:

WordPress: (website platform) https://wordpress.com
Pixieset: (online gallery) https://help.pixieset.com/hc/en-us/articles/360003826911-GDPR-and-Pixieset
Mailchimp: (nieuwbsbrief) https://mailchimp.com/help/about-the-general-data-protection-regulation/
Eboekhouden: (finance) https://www.e-boekhouden.nl/voorwaarden/privacy
We Transfer: (sporadisch gebruikt om grote bestanden en vele bestanden te mailen)
https://wetransfer.zendesk.com/hc/en-us/categories/201270873-Security-Privacy
MyParcel: (verzendplatform pakketten): https://www.myparcel.nl

Artikel 5 – Slotbepalingen privacyverklaring

Ik neem de bescherming van jouw gegevens serieus en neem passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit doe ik bijvoorbeeld door een versleutelde https-verbinding te gebruiken voor mijn website en andere online diensten en gebruik te maken van complexe wachtwoorden op mijn computer. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, dan kan je een e-mail sturen naar info@nicolelangenfotografie.nl. Als je een klacht hebt over de manier waarop ik met je gegevens om ga kun je mij dat ook laten weten. Daarnaast kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.


Versie 2 – maart 2024 / Privacyverklaring Nicole Langen Fotografie

De algemene voorwaarden van Nicole Langen Fotografie ontvang je bij een boekingsvoorstel. Mocht je nog vragen hebben, neem svp contact met me op.

Privacy Statement

Nicole Langen Fotografie understands that you care about how your personal information is used and shared. This Privacy Policy incorporates information on how I collect, use, disclose and keep secure your personal information

Article 1 – Who am I?

Nicole Langen Fotografie is based at 1251 RV Laren NH. I am registered in the Dutch Chamber of Commerce (Kamer van Koophandel) under number 59885939.

Article 2 – Information Collection

The information collected from you by Nicole Langen Fotografie assists me in personalizing and improving the experience for my customers. Such information is utilized primarily to ensure supply of goods and the best of services to you, the customer.

When you contact me through my contact form via my website, I ask for your name, phone number and mail address. This information is encrypted when you send them through a professional webhost, Antagonist BV (SSL certified). The information sent through this form is deleted after your inquiry process has finished or after your whole shoot process has come to an end. The legal basis for this processing is consent, namely taking steps, at your request, to provide information about my availability and services. Any data collected, including, but not limited to, your names, phone number, email addresses and mailing address are used solely in the provision of photographic services.

When making a booking, I process your name, address, email, telephone number and other input which I need to optimize my services for you. For example your due date when booking a newbornshoot, and names and ages of your children for a familyshoot. When you complete your booking I will also ask you to fill in out an online link containing several questions, amongst others if you comply with the terms and conditions and if you would like to receive a quarterly newsletter. All these details, except your consent for sending you my newsletter, are saved for a max of 7 years. You are free to unsubscribe from the newsletter at any time and your name and mail address will then be deleted permanently.

I may disclose your contact details to my suppliers or subcontractors insofar as reasonably necessary to deliver sub-contracted services or product orders (albums, prints, canvas etc). The legal basis for this processing is consent.

I use a portfolio on my website and social media channels to showcase my work to potential clients. I may disclose one or more images of your shoot unless you object to using them, when finalizing your booking. These images on my site are stored separately from your full names and other data, and the two are never associated. On my website, I also occasionally showcase shoots via a blog. In these blogs only first names and photo material of the shoot is published. It is possible for third parties to give a reaction to blogposts. In that case the name of the person giving a reaction will be visible. Testimonials about my photographic services including your first name can be used for marketing purposes on my website.

For my financial administration and for invoicing purposes, I process your (company) name, your invoice address, email, purchasing history. By Dutch law of the Belastingdienst (tax office) I have to keep this information for 7 years.

I may process data about your use of my website and services (“usage data”). The usage data may include your IP address, geographical location, browser type and version, operating system, referral source, length of visit, page views and website navigation paths, as well as information about the timing, frequency and pattern of your service use. The source of the usage data is Google Search Console, Google Analytics and WPStatistics. This usage data may be processed for the purposes of analyzing the use of the website and services. The legal basis for this processing is my legitimate interests, namely monitoring and improving my website and services.

Article 3 – How do I obtain information?

All information is obtained as mentioned above via yourself as a potential client or existing client through filling out forms, or through visiting my website. Furthermore, I may have obtained your mail and address through a client wanting to gift you a shoot (gift card).  

Article 4 – What are your rights?

Your principal rights under the AVG – data protection law are:
1.  the right to access;
2.  the right to rectification;
3.  the right to object/restrict processing;
4.  the right to data portability;
5.  the right to withdraw consent. This may lead to consequences for the photographic services I can offer.

Should you have an inquiry or complaint regarding privacy in general or my privacy policy, I request you to send me a mail at: info@nicolelangenfotografie.nl To ensure that the request has been made by you, I ask you to send a copy of your passport ID with the request. Your MRZ (machine readable zone, the strip with numbers at the bottom of your identity card) should not be visible on this copy. This is to protect your privacy. I will respond to your request as soon as possible, and if I can’t comply to your request, let you know why I have denied your claim.

Article 5 – Who obtains your information?

Nicole Langen Fotografie will never disclose your information to third parties unless this is necessary in the day to day operation of my business. Third party services I use regulary, with their respective GDPR policies are:

WordPress: (my website host): https://www.wordpress.com
Pixieset: (online gallery): https://help.pixieset.com/hc/en-us/articles/360003826911-GDPR-and-Pixieset
Mailchimp: (newsletter: https://mailchimp.com/help/about-the-general-data-protection-regulation/
Eboekhouden: (finance): https://www.e-boekhouden.nl/voorwaarden/privacy
We Transfer: (sending files in the event Pixieset is down)
https://wetransfer.zendesk.com/hc/en-us/categories/201270873-Security-Privacy
MyParcel: (package labelling/PostNL): https://www.myparcel.nl

Article 6 – Concluding terms

Nicole Langen Fotografie is committed to safeguarding and preserving the privacy of all her clients. Any data collected, including, but not limited to, your names, email addresses and mailing address are used solely in the provision of photographic services, are stored securely on a purpose-built database and are never shared with any third parties. If you are of the opinion that your privacy is not handled securely, please send me a mail at info@nicolelangenfotografie.nl Should you find that your complaint has not been dealt with satisfactory, you can contact the Autoriteit Personsgegevens in the Netherlands, the Dutch National supervisory authority.

Nicole Langen Fotografie reserves the right to change this privacy statement at any time. It is recommended that you visit my website regularly for the most recent version of this document.

Version 2 – March 2024 / Privacyverklaring Nicole Langen Fotografie

All text, images and photographs on my website are copyright protected and may not be copied/saved or altered in any form.
The terms and conditions of Nicole Langen Fotografie will be added to your booking proposal, if you would like to book a shoot.
If you have any questions, contact me please.